Tabivere Vallavalitsuse kasutab dokumendiregisterit Dogre alates 2005. aastat.

Teid huvitava dokumendi saate leida kasutades:

• otsingut - juhul kui teate, mida otsite
• sisukorras lappamist - kui vajaliku dokumendi kohta pole suurt midagi teada
• esitades teabenõude (eraldi e-posti teel või läbi valla kodulehe) - kui on midagi, mida ei leia, aga on suur soov seda täpselt teada saada

Dokumendiregistri Dogre juhendi leiate aadressilt: http://piksel.ee/wiki/dogre

Juurdepääs DOKUMENDIREGISTRISSE

 

Tabivere Vallavalitsuse tegevus on avalik ning meie materjalidega võib tutvuda teabenõude esitamisega. Osa töötulemustest avaldame Internetis. Töö käigus koguneb meile ka isikuandmeid. Sealhulgas tundlikku ja eraelulist teavet.

Ka Teie eraelulist teavet võib meie asutusse sattuda. Näiteks kui Te meile kirjutate või olete mõne menetluse osapooleks.

Isikuandmetele ligipääsu on seadus kitsendanud. Püüame ka oma sisemise töökorraldusega tagada, et Teie eraelu võimalikult vähe riivataks.

Kui Teid huvitab, kas ja kuidas Teie isikuandmed meie kaudu teistele teatavaks saavad, siis lugege vastavaid selgitusi.

Need hõlmavad olukordi, kus Te:
• saadate meile avalduse, selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude,
• esitate meile vaide,
• olete väärteomenetluse osapooleks,
• külastate meie võrgulehte või osalete küsitlustes,
• kandideerite meile tööle,
• soovite oma andmetega tutvuda.

Juriidiliste isikute ja teiste asutuste andmete hoidmist need selgitused ei puuduta.

 

Isikuandmete töötlemise eesmärk, ulatus ja viis

Tabivere valla omavalitsusorganid, Tabivere Vallavalitsus ja Tabivere Vallavolikogu, vastavate organite moodustatud komisjonid ning Tabivere Vallavalitsus kui ametiasutus (edaspidi ametiasutus) töötleb isikute andmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutustele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume isikuandmete kaitse seadusega ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistega isikuandmete töötlemisele sätestatust.
 

Peamised isikuandmete töötlemisega seotud ülesanded

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue, vaie jne – edaspidi nimetatud kiri) või isiku pöördumine vallavalitsuse või omavalitsusorganite poole. Isiku algatuse või osaluseta töötleb vallavalitsus isikuandmeid ainult siis, kus seadus näeb vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks ette.

 

Isikuandmeid (nimi, aadress, e-posti aadress, telefon, faksinumber) kasutatakse kirja saatjale vastamiseks, õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks vajaliku informatsiooni taotlemisel kirja adressaadiga kontakti saamiseks.

Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse  aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise ametiasutusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

 

Isikuandmetega dokumente säilitatakse vastavalt Tabivere Vallavalitsuse dokumentide loetelus märgitud säilitustähtajale. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Dokumentide, mis hävitatakse, andmed kustutatakse ka dokumendiregistrist.

Mõningaid isikuandmeid sisaldavate või sisaldada võivate dokumentide üldisi säilitustähtaegu alljärgnevalt:

1) valla omavalitsusorganite õigusakte (vallavalitsuse korraldused, vallavolikogu otsused) ja protokolle säilitatakse alalisena;

2) rahvastikuregistri alusdokumentidena säilitatakse isikukoodide taotlused alalisena, elukoha- ja isikuandmete teated 55 aastat, sünni ja surma registreerimise avaldused 10 aastat;

3) ehitiste ja maa kasutamisega seotud dokumendid säilitatakse alalisena;

4) vallaeelarvest makstavate tasude, hüvitiste, toetuste, õppelaenu kustutamisega jms seotud dokumendid säilitatakse 7 või 10 aastat;

5) eraisikute kirjavahetust säilitatakse 3 või 5 aastat, valimisküsimustes 15 aastat. Õigusaktidest tulenevalt võib kirjavahetusel olla ka lühem või pikem säilitustähtaeg;

6) vallaga töö- või teenistussuhtest lähtuvalt on personaliga seotud dokumente üldine säilitustähtaega 50 aastat; 2009. aastast säilitatakse töölepinguid 10 aastat lepingu lõppemisest arvates; tööohutuse ja töötervishoiuga seotud dokumente säilitatakse 55 aastat; atesteerimiselehti 25 aastat; vallavanema käskkirju puhkusele lubamiseks, teenistus- või töölähetusse suunamiseks, isikliku sõiduauto teenistusülesannete täitmiseks kasutamise hüvitamiseks 7 aastat ning majanduslike huvide deklaratsioone 5 aastat;

7) ametiasutusse tööle kandideerimisel avalikul konkursil osalemise dokumente säilitatakse 5 aastat;

8) füüsiliste isikutega sõlmitud töövõtu- ja käsunduslepinguid säilitatakse 10 aastat;

9) väärteomenetluse toimikuid säilitatakse 5 aastat;

10) avalikku ruumi paigutatud salvestusseadmete salvestisi säilitatakse 30 kalendripäeva, v.a juhul, kui salvestist on vaja kuriteo- või väärteomenetluses. Viimasel juhul säilitatakse salvestist vastava menetluse lõppemiseni.

 

Statistikat ja asutuse tegevuse kokkuvõtteid avaldame umbisikuliselt, ilma isikunimede ja kontaktandmeteta.

 

Isikuandmete avalikkusele kättesaadavaks tegemine

Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest.

Eraisikute kirjad (nii asutusse saabunud kui ka asutusest välja saadetud) registreeritakse Tabivere Vallavalitsuse elektroonilises dokumendiregistris. Dokumendiregistrile on kõikidel juurdepääs Internetis Tabivere valla veebilehelt ( www.tabivere.ee).

Kui olete saatnud meile kirja, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle sinna. Edastamisest teatame kindlasti ka Teile.

Teiega peetud kirjavahetust võime kasutada ka asutuse siseselt oma töö kvaliteedi hindamiseks. Kirjavahetuse statistikat ja kokkuvõtteid avaldame umbisikuliselt, ilma nimedeta.

Avaliku teabe seadusest (§ 12 lg 3) lähtuvalt märgitakse dokumendiregistrisse kirja saatja ja saaja kohta nimi, aadress ja muud kontaktandmed. Dokumendiregistri avalikust vaatest on võimalik näha ainult isiku nime (aadressile ja kontaktandmetele ligipääsu ei ole). Kui dokumendiregistri väljadel olevast infost ilmneb teave, mis avaliku teabe seaduse (§ 35) alusel võib riivata kirja saatja eraelu või isikuandmete kaitse seadusest (§ 4 lg 2) lähtuvalt kajastada delikaatseid isikuandmeid, on dokumendiregistri avalikus vaates näha kirja saatja või saaja nime  initsiaalid. Muul juhul avalikustatakse dokumendiregistris kirja saaja või saatja ees- ja perekonnanimi.

Kui keegi tahab Teie kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, siis teabenõude saamisel vaatame üle, kas küsitud dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Kindlasti katame kinni Teie isiklikud kontaktandmed nagu (e)-posti aadress või telefoninumber (v.a. kui peate kirjavahetust juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.

Kui saadate ametiasutusele kirja paberdokumendina, kirja dokumendiregistri avalikust vaatest kätte saada ei ole võimalik. Kui saadate kirja elektrooniliselt ning see ei sisalda isikuandmeid või teavet, mis annab aluse dokumendile juurdepääsupiirang kehtestada, on Teie elektronkiri avaliku teabe seaduse § 12 lõike 4¹ alusel dokumendiregistrist kõikidele kättesaadav. Kirja saatja võib kirjas avaldada, et ei soovi kirja dokumendiregistri kaudu avalikustamist.

Vastavalt kohaliku omavalitsuse korralduse seadusele (§ 23 lg 5, § 31 lg 1, § 51 lg-d 6 ja 7)  peavad Tabivere Vallavolikogu ja Tabivere Vallavalitsuse õigusaktid (otsused ja korraldused) ning omavalitsusorganite istungite ja organite moodustatud komisjonide koosolekute protokollid olema igaühele kättesaadavad. Õigusaktid ja protokollid tehakse kättesaadavaks dokumendiregistri kaudu. Õigusaktides ja protokollides ei avalikustata isikute nimesid, elukohti ning kontaktandmeid. Kui õigusakt sisaldab lisaks isiku nimele ja kontaktandmetele muud seaduse alusel asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet, ei avalikustata õigusaktist ka vastava teabega osa (kohaliku omavalitsuse korralduse seadus § 31 lg 2 ja § 51 lg 8). Kui õigusakti või protokolli sisu on valdavalt asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teave, õigusakti või protokolli ei avalikustata.

Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest.

Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetlejavõi kohus).
 

Võrgulehe külastamine, küsitlustel osalemine

Meie võrgulehe külastajate andmeid, samuti meie korraldatud küsitlustes osalejate andmeid avaldame üksnes isikustamata kujul.

 

Meile tööle kandideerimine

• lähtume kandidaadi enda avaldatud teabest ning avalikest allikatest;

• eeldame, et kandidaadi poolt soovitajatena nimetatud isikutega võime suhelda;

• kandidaadil on õigus teada, milliseid andmeid me tema kohta oleme kogunud;

• kandidaadil on õigus meie kogutud andmetega tutvuda ja anda selgitusi-vastuväiteid;

• teiste kandidaatide andmeid ei avaldata;

• kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud (sh  pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

 

Õigus tutvuda enda andmetega

Teil on õigus tutvuda andmetega, mida me Teie kohta oleme kogunud. Kui soovite nende väljastamist paberil, võtame seaduse kohaselt paljundustasu alates 21. leheküljest 0,19 eurot lehekülje eest.

Me keeldume Teie tutvumissoovi täitmast üksnes siis, kui see võib:

1. kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi,
2. takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist,
3. raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses,
4. ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Riiklikest registritest, millesse andmeandja on ametiasutus (Eesti rahvastikuregister, sotsiaalteenuste- ja toetuste andmeregister; majandustegevuse register, riiklik ehitisregister, riigi maakataster, kinnistusraamat, Eesti Hariduse Infosüsteem, Haigekassa, kohustusliku kogumispensioni register,  e-toimiku infosüsteem) saab enda kohta käivaid andmeid kontrollida ka riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse (rubriik „Kodanikule") kaudu. 

Teil on õigus nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist.

Tabivere Vallavalitsuse toimingute peale isikuandmete töötlemisel on isikul õigus esitada vaie või kaebus Andmekaitse Inspektsioonile.